Lic en Informatica
II Semestre
Heynis Barroso Jimenez
Karina Amaya
Dir: http://heynis-heynis.blogspot.com/
ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
La teoría de sistemas (TS) es un ramo específico de la teoría general de sistemas (TGS).
La TGS surgió con los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.
Los supuestos básicos de la TGS son:
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente.
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente.
Desde un punto de vista histórico, se verifica que:
Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado. Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir.
El enfoque antiguo fue débil, ya que 1) trató con pocas de las variables significantes de la situación total y 2) muchas veces se ha sustentado con variables impropias.
El concepto de sistemas no es una tecnología en sí, pero es la resultante de ella. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra, las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite reconceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces de naturaleza completamente diferente.
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo".
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.
- Concepto de sistema
La palabra sistema puede ser utilizada con varios sentidos diferentes. Por ejemplo, podemos decir que el profesor José tiene un sistema de evaluación muy riguroso o que don Juan tiene un sistema estupendo para jugar el “me late”, o inclusive que el sistema solar tiende a alejarse de un hoyo negro. Sin embargo, para nuestro propósito, diremos que sistema es un conjunto de partes integradas que tienen la finalidad común de alcanzar determinado objetivo u objetivos. De este concepto podemos extraer tres características básicas:
Un conjunto de partes: Todo sistema tiene más de un elemento.
Partes integradas: Existe una relación lógica entre las partes que constituyen un sistema. Sistemas electrónicos o mecánicos, como una máquina de lavar ropa o de un videojuego, posen componentes que trabajan en conjunto. Un sistema de administración de personal consiste en procedimientos integrados para reclutar, seleccionar, capacitar y evaluar empleados.
Propósito común de alcanzar determinado objetivo: Todo sistema existe para alcanzar uno o más objetivos, y sus partes integrantes deben ajustarse entre sí para lograr el objetivo global del sistema.
En la medida en que las partes están interrelacionadas y unidas, el sistema alcanza un estado sólido y firma. El resultado del sistema es mayor que la suma de sus partes, porque la interrelación de ellas produce un efecto multiplicador denominado Sinergia. Cada parte ayuda a otra y el efecto sinegético hace que el resultado del conjunto sea maximizado.
Sin embargo, si las partes no están correctamente interrelacionadas el sistema entra en un estado de descomposición y desintegración llamado Entropía. Cada parte se desliga de la otra y el efecto entrópico produce perdidas y deterioro.
- Finalidad de los sistemas
Vimos que el sistema existe para lograr uno o más objetivos. Un objetivo es una situación deseada, un resultado a alcanzar. Vimos también que un sistema, es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos para los cuales fue creado. La eficacia esta ligada a los fines, a los resultados, a los objetivos logrados.
3.- Componentes de los sistemas
Todo sistema está constituido por partes relacionadas entre sí. Las partes son los subsistemas que a su vez están constituidos por otras partes relacionadas entre sí, y así sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un sistema mayor, el SUPRA SISTEMA. Este es el atractivo que la TEORIA DE SISTEMA ofrece. Se puede estudiar cada sistema con sus subsistemas integrantes, como partes de un sistema más grande.
LOS COMPONENTES DE TODO SISTEMA SON LOS SIGUIENTES. :
Entradas o Insumos (input): es todo lo que ingresa al sistema para hacerlo funcionar. Ningún sistema es autosuficiente o autónomo. El sistema necesita de insumos, en forma de recursos, energía o información. En el organismo humano, los insumos son variados, el aire, los, el agua, las imágenes, los sonidos, etc. que provienen del medio ambiente externo.
Operación o procesamiento: todo sistema procesa o convierte sus entradas mediante sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo que le es peculiar. En el organismo humano, el aire que respiramos es procesado por el aparato respiratorio, la comida que comemos por el aparato digestivo, las imágenes por los sistemas visual y nervioso
Salidas o resultados (output): Todo sistema coloca en el medio ambiente externo las salidas o resultados de sus operaciones. Las entradas debidamente procesadas y convertidas en resultados se exportan de nuevo al ambiente, en forma de productos o servicios prestados, en el caso de las empresas.
Retroacción o retroalimentación (feedback): es la reentrada o retorno al sistema de sus salidas o resultados, que pasan a influir sobre su funciona miento. La retroacción es generalmente una información o energía de retorno que vuelve al sistema para realimentarlo o alterar su funcionamiento como consecuencia de sus resultados o salidas.
A partir de esos Componentes, se puede evaluar el funcionamiento de un sistema. En lenguaje “sistémico”, la eficiencia es el cuociente de salida sobre le entrada, es, es decir, la cantidad de salida por unidad de entrada. Si dos sistema presentan los mismos resultados, pero uno de ellos requiere menos recursos de entrada, entonces éste será más eficiente. O dos sistemas utilizan la misma cantidad de insumos, pero uno de ellos produce mejor resultado, entonces éste será el más eficiente. La eficacia, por otro lado, es la relación entre la salida y el objetivo del sistema, esto es, en cuanto más contribuye el resultado al alcance del objetivo, más eficaz será el sistema.
4.- Clasificación de los sistemas
Hay varias maneras de clasificar los sistemas: en cuanto a su constitución y en cuanto a su relación con el medio ambiente.
En cuanto a su constitución, los sistemas pueden clasificarse en:
Físicos o concretos (en inglés: hardware): son los sistemas compuestos de elementos palpables y concretos, como máquinas, equipos, instalaciones, edificios, materias primas, etc.
Conceptuales o abstractos (en ingles: software): son los sistemas compuestos de aspectos intangibles y abstractos, como filosofías, políticas, directivas, programas, procedimientos, reglas y reglamentos, etc.
En realidad, las empresas son sistemas constituidos por subsistemas físicos y conceptuales: ellas necesitan de máquinas, equipos e instalaciones, pero requieren también de filosofías, directrices, reglas y reglamentos para funcionar.
En cuanto a su relación con el medio ambiente, los sistemas pueden clasificarse en:
Cerrados o mecánicos: son los sistemas cuyas entradas y salidas hacia el medio ambiente externo son pocas y sobre todo conocidas. Son los sistemas mecánicos o determinismo que con determinada entrada producen determinada salida, como el motor, la máquina, etc. Son previsibles y sujetos a certezas.
Abiertos u orgánicos: son los sistemas que tienen una infinidad de entradas y salidas hacia el medio ambiente externo, no siempre bien conocidas. Mantienen intenso intercambio con el ambiente. Son los sistemas vivos y orgánicos sujetos a la indeterminación e incertidumbre.
En realidad, no existen sistemas absolutamente cerrados o absolutamente abiertos: los primeros serían herméticos y los últimos se confundirían con el ambiente externo. En las empresas existen sistemas mecánicos (como las máquinas, equipos, instalaciones, etc.) y sistemas orgánicos (como las personas, principalmente). La propia empresa es un sistema orgánico, vivo y abierto.
Sistemas de sugestión
Los sistemas de sugestión son importantes y pueden incluirse en una discusión del pensamiento creativo.
Por medio de los sistemas de sugestión, se anima a los empleados a que sometan sus ideas para mejorar las operaciones y las condiciones de trabajo. Las sugestiones adoptadas recompensan a su autor, usualmente en la forma de premios en efectivo. Cuando se le da amplia atención y apoyo suficiente, el sistema de sugestiones no solo proporciona las ideas sino que contribuye significativamente al logro de buenas relaciones humanas. Es imperativo que los gerentes den al sistema de sugestiones de su empresa apoyo entusiasta y que lo expliquen minuciosamente a todos los empleados.
El éxito de los sistemas de sugestiones requiere una promoción y publicidad continuas. Es demasiado frecuente que se inicie un sistema con brote de entusiasmo y que se desvanezca prácticamente en nada al los pocos meses, debido a la falsa creencia de que el sistema debe ser auto generador y debe continuar así. Hay que fomentar el que los empleados hagan sugestiones y ayudarlos a redactarlas.
La siguiente figura incluye lo que el gerente puede hacer a este respecto
La experiencia muestra que unas cajas para sugestiones convenientemente ubicadas. en un sitio al lado para escribir. Bastantes formas a la mano para sugestiones una buena recolección de las sugestiones y un rápido acuse de recibo de las mismas. Son de bastante utilidad para mantener despierto el interés en un sistema de sugestiones.
De igual manera la decisión sobre las sugestiones se determinará en un periodo razonable. Es conveniente llevar un catalogo de sugestiones, de manera que las anteriores puedan servir de referencia, con el destino que se les haya dado. Si una sugestión requiere mas del tiempo normal para juzgarla, quien la haya hecho debe ser informado de esta situación, ya que es perfectamente normal que un empleado desee saber que pasó con su idea o las condiciones en que se encuentra su sugerencia. Las decisiones junto a los razonamientos y las cantidades de los premios deben hacerse del conocimiento de todos los empleados. Esto puede efectuarse por medio de carteles, en un tablero de boletines o mediante inserciones en las publicaciones de la compañía. En muchos casos es conveniente no dar a conocer el nombre del colaborador, con objeto de eliminar cualquier influencia personal al juzgar, para mejorar la precisión de los premios o por cualquiera de varia circunstancias que atañen al individuo. También es importante una rápida acción después de que se llegue a una decisión con respecto a una sugestión. Las recompensas deben ser pagadas sin demora, la sugestión debe ser puesta en vigor tan rápido como sea posible, y lograr la continuación de las sugestiones aprobadas. La cantidad del premio puede variar pero desde un mínimo de 5% hasta un máximo del 10 % de los ahorros del primer año derivados de la adopción de la sugestión. La recompensa debe ser lo bastante para retener el interés de los empleados y su participación activa.
Es conveniente activar de inmediato una sugestión aprobada, ya que muchos empleados están mas interesados en ver sus sugestiones llevadas a la práctica que en recibir la recompensa. La continuación de las sugestiones demuestra un interés continuo de parte de los gerentes y revela el grado hasta el cual se siguen las sugestiones y los benéficos a largo plazo que se deriven.
Las ideas y su aplicación pueden ser la ruta hacia el éxito y la fama en la administración. Se necesitan nuevas y mejores ideas si es que la administración va a continuar progresando. Existen medios definidos y pueden ser adoptados para desarrollar la facultad de crear ideas, lo mismo que para ponerlas en práctica. Debe contarse con un ambiente de trabajo que conduzca y fomente la creación de ideas y la innovación. Pero esta atmósfera favorable no puede crearse de la noche a la mañana o por un mero ademán, no importa lo bien dispuesto que encuentren los gerentes.
Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y metodos), relacionados entre si, contribuyen a realizar una funciòn. Un sistema se compone:
Elementos fìsicos: formas,reportes,equipo,material y papel.
Elementos de informaciòn: datos, archivo de datos (memoria), instrucciones ¿Como hacerlo?, procedimientos ¿Què hacer y còmo hacerlo? (mètodo), medidas evaluaciones - interrelaciones.
Elementos humanos: quien, acciones tomadas, conexiones - interrelaciones.
CLASES DE SISTEMAS
Dentro de la variedad existente de los sistemas, existen una divercidad de criterios para su clasificaciòn. sin embargo, para fines de un estudio de sistemas dentro de un organismo social, es de fundamental interès hacer hincapiè y de otra perspectiva, en la siguiente clasificaciòn:
* Sistemas naturales creados o hechos por el hombre: Es indudable que las organizaciones pùblicas y privadas constituyen sistemas creados o hechos por el hombre.
* Sistemas mecánicos o no viventes y sistemas vivientes: El de facil comprension entender que los organismos publicos son sistemas vivientes, puesto que su principal componente es el ser humano, como entre individual y como miembro de un grupo social.
* Sistemas adaptables y no adaptables: Las organizaciones son sistemas adaptables, puesto que reaccionan o responden a cambios del contexto, produciéndose una nueva situacion del sistema frente a la reacción o respuestas; mediante el análisis se pueden establecer en el tiempo los diferentes estados del sistema.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
La administracion de una organizacion consiste fundamentalmente en la capacidad de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. en nuestros dias observamos cómo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos, formas y métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del sistema.
¿QUÉ ES UN ANALISTAS EN SISTEMAS?
Es la persona que planea sistemas de información para la administración, analisa su funcionamiento y diseña el mejoramiento de estos. Aunque el analista provee a la administración operativa de elementos de desarrollo raramente tiene responsabilidad por esas operaciones; además, en la practica usual de los negocios, los responsables por esas operaciones de esta función tiene una expresión y preparación tal que, por lo común, tiene poco o ningun conocimiento teórico - práctico sobre cómo manejar o administrar una unidad de organización. Esta sigue siendo una de las más grandes anomalías en el campo del procesamiento de información.
La teoría general de sistemas (TGS) o teoría de sistemas o enfoque sistémico:
Es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objetivo tradicionalmente de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados del siglo XX.
La teoría general de sistemas en su propósito más amplio, es la elaboración de herramientas que capaciten a otras ramas de la ciencia en su investigación práctica. Por sí sola, no demuestra o deja de mostrar efectos prácticos. Para que una teoría de cualquier rama científica esté sólidamente fundamentada, ha de partir de una sólida coherencia sostenida por
· Usar los mismos términos y conceptos para describir rasgos esenciales de sistemas reales muy diferentes; y encontrar leyes generales aplicables a la comprensión de su dinámica.
· Favorecer, primero, la formalización de las descripciones de la realidad; luego, a partir de ella, permitir la modelización de las interpretaciones que se hacen de ella.
· Facilitar el desarrollo teórico en campos en los que es difícil la abstracción del objeto; o por su complejidad, o por su historicidad, es decir, por su carácter único. Los sistemas históricos están dotados de memoria, y no se les puede comprender sin conocer y tener en cuenta su particular trayectoria en el tiempo.
· Superar la oposición entre las dos aproximaciones al conocimiento de la realidad:
· La analítica, basada en operaciones de reducción.
· La sistémica, basada en la composición.
La aproximación analítica está en el origen de la explosión de la ciencia desde el Renacimiento, pero no resultaba apropiada, en su forma tradicional, para el estudio de sistemas complejos.
Los factores esenciales de esta teoría se componen de:
· Entropía: Viene del griego entrope que significa transformación o vuelta. Su símbolo es
· Entalpía: Palabra acuñada en 1850 por el físico alemán Clausius. La entalpía es una metamagnitud de termodinámica simbolizada con la letra H. Su variación se mide, dentro del Sistema Internacional de Unidades, en julio. Establece la cantidad de energía procesada por un sistema y su medio en un instante A de tiempo y lo compara con el instante B, relativo al mismo sistema.
· Neguentropía: Se puede definir como la tendencia natural que se establece para los excedentes de energía de un sistema, de los cuales no usa. Es una metamagnitud, de la que su variación se mide en la misma magnitud que las anteriores.
Jerarquía de los sistemas
Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:
1. Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.
2. Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3. Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.
4. Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula.
5. Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.
6. Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad, comportamiento teleológico y su autoconciencia.
7. Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.
8. Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.
Existen varias clases de teorias el cual la analizaremos una a una:
TEORIA DE COLA:
Las "colas" son un aspecto de la vida moderna que nos encontramos continuamente en nuestras actividades diarias. En el contador de un supermercado, accediendo al Metro, en los Bancos, etc., el fenómeno de las colas surge cuando unos recursos compartidos necesitan ser accedidos para dar servicio a un elevado número de trabajos o clientes.
El estudio de las colas es importante porque proporciona tanto una base teórica del tipo de servicio que podemos esperar de un determinado recurso, como la forma en la cual dicho recurso puede ser diseñado para proporcionar un determinado grado de servicio a sus clientes.
La teoría de colas es el estudio matemático del comportamiento de líneas de espera. Esta se presenta, cuando los "clientes" llegan a un "lugar" demandando un servicio a un "servidor", el cual tiene una cierta capacidad de atención. Si el servidor no está disponible inmediatamente y el cliente decide esperar, entonces se forma la línea de espera.
Una cola es una línea de espera y la teoría de colas es una colección de modelos matemáticos que describen sistemas de línea de espera particulares o sistemas de colas. Los modelos sirven para encontrar un buen compromiso entre costes del sistema y los tiempos promedio de la línea de espera para un sistema dado.
Los sistemas de colas son modelos de sistemas que proporcionan servicio. Como modelo, pueden representar cualquier sistema en donde los trabajos o clientes llegan buscando un servicio de algún tipo y salen después de que dicho servicio haya sido atendido. Podemos modelar los sistemas de este tipo tanto como colas sencillas o como un sistema de colas interconectadas formando una red de colas. En la siguiente figura podemos ver un ejemplo de modelo de colas sencillo. Este modelo puede usarse para representar una situación típica en la cual los clientes llegan, esperan si los servidores están ocupados, son servidos por un servidor disponible y se marchan cuando se obtiene el servicio requerido.
El problema es determinar qué capacidad o tasa de servicio proporciona el balance correcto. Esto no es sencillo, ya que un cliente no llega a un horario fijo, es decir, no se sabe con exactitud en que momento llegarán los clientes. También el tiempo de servicio no tiene un horario fijo.
Ejemplo:
Permitiendo que varíen el número de colas y el número de servidores, pueden hacerse los diagramas de los cuatro tipos de sistemas de la siguiente figura. Cada línea de espera individual y cada servidor individual se muestran por separado.
1° SISTEMA: Se muestra en la figura, se llama un sistema de un servidor y una cola o puede describir un lavado de carros automático o un muelle de descarga de un solo lugar.
2° SISTEMA: Este muestra una línea con múltiples servidores, es típico de una peluquería o una panadería en donde los clientes toman un número al entrar y se les sirve cuando llega el turno.
3° SISTEMA: Aquél en que cada servidor tiene una línea de separada, es característico de los bancos y las tiendas de autoservicio.
4° SISTEMA: Es una línea con servidores en serie, puede describir una fábrica.